2018年8月24日 5:24 pm

メールは時代遅れ?!チャットワークとは

チャットワークは、「ビジネスが加速するクラウド会議室」と呼ばれています。業務の効率化と会社の成長を目的とした、 メール・電話・会議に代わるコミュニケーションツールとして、多くの企業が使用しています。

※日本最大規模のビジネスチャットであります。

chat

このチャットワークを簡単に説明すると仕事向けのLINEだと個人的には思っています。

ただLINEとは違って、「タスク管理」や「ファイル管理」など仕事をする上で必要な機能がついています。

このチャットを使用することを末松会計事務所でもおススメしております!!

メールではなくビジネスチャットを使用することを薦めているのには理由があります。

 

 

メリット①~メールより時間がかからない~

まずは、以下のデータをご覧ください。(一般社団法人日本ビジネスメール協会の「ビジネスメール実態調査2017より)

 

・ビジネスメール1日の平均通数、送信は約12通、受信は約39通

・役職が高くなるにつれて通数が増える

・メールの確認頻度は「1日に10回以上」(47.93%)が最多

・残業が多いと感じている人は45.43%

メールを1通作成するのにかかる平均時間は6分

このようなデータが出ております。

メールがたくさん。

メールを作成する平均時間は約6分ですので、12通のメールを送るだけで72分の時間が必要となります。

つまり、1日8時間労働の内15%がメール作成にかかっているのです。

メールによるコミュニケーションに時間をかけてしまうと、本来進めるべき仕事を進められません。

なので、ビジネスチャットを使ってコミュニケーションを取れば、リアルタイムに近い会話になりますので、メールより時間短縮することが可能です。

皆さんがLINEをメールより使用している理由と同じです。

 

 

メリット②~報連相が絶対に漏れない~

メールや電話でのコミュニケーションは1対1が基本となりますが、ビジネスチャットでは複数の人とリアルタイムでコミュニケーションを取ることができるため、輪を作って話しているような会話が可能です。

LINEでいう、グループLINEのようなものです。

会議

また、自分の発信した情報に対して複数の人が確認してくれます。

もちろんメールでも、CCに追加すれば複数人に送信することは可能です。

しかし、CCで受信したメールについて意見を入れたりしてくれる人は少ないと思います。CCを付け忘れたりする可能性もあります。

ビジネスチャットだとこのようなことは大幅に減少します。

例えば、顧客・部下・上司の3人でグループを作成し、ビジネスチャットを使用します。(部下がメインでやりとりすると仮定)こういう場合に部下の顧客への対応やドロップされた資料を必ず上司も確認することが出来ます。

他にも職務の違う複数人でプロジェクトや契約を進めている時でも、各担当者への情報伝達がスムーズになり、伝言ゲームで起きているような認識のズレが減少します。

 

 

メリット③~過去のデータ検索が楽~

メールだと1つずつ開いて遡り、該当のファイルを見つけるのはとても労力がいります。

探し物

ビジネスチャットだと過去のやりとりも簡単に遡って見ることができるため、時系列もしっかり確認できて、尚且つ、情報の共有が簡単になります。

 

 

 

まとめ

新しいコミュニケーションツールのビジネスチャットが登場して、多くの企業が使用しています。

従来の電話やメールに変わり、これから先はこの「ビジネスチャット」が主流になることは間違いないと思います。

 

・仕事におけるコミュニケーションのスピードが上がる!

・どこにいても情報共有が簡単にできるようになる!

・ビジネスを円滑に進める事ができるようになる!

 

ビジネスをもっと円滑に進められる、新しい働き方を手に入れるためにも、ビジネスチャットを使っていきましょう。

今回紹介した「チャットワーク」は無料でも使用出来るので一度使ってみて下さい!!

 

 

上記について不明点がございましたら、名古屋市東区の会計事務所、末松会計事務所にお尋ねください。